Organisation du vote : frais électoraux

Minimiser au maximum vos coûts en minimisant les sources d’erreurs dès le début. Par exemple, un formatage incorrect du bulletin de vote peut générer, dans le pire des cas, des coûts élevés à cause de nouvelles impressions, des frais doubles d’envoi et des investissements élevés de gestion. Vous vous évitez les problèmes de mise en page, de formatage ou impression avec un bulletin de vote en ligne. Voulez-vous en savoir plus sur les options exceptionnelles de la conception des bulletins de vote en ligne ?

La budgétisation des frais électoraux

L’instrument le plus important pour une planification sophistiquée des coûts est évidemment la budgétisation. Tout ce que le comité de vote aura à calculer et comment cela sera inscrit dans le plan de coûts de vote. Un budget pour un vote d’association peut être par exemple être simplement un tableau Excel. Ou bien, il peut aussi être très détaillé et, dans le cas d’un vote très important, subdivisé selon les différentes phases de l’organisation du vote.

Qu’est-ce qui entre en compte dans un budget de vote ?

En règle générale, il devrait se trouver dans le budget tout ce qui a été utilisé pour le vote et tout ce qui a été prévu dans la planification du vote – du papier pour les heures de travail jusqu’aux coûts téléphoniques. Vous aurez ainsi un aperçu complet dans l’organisation du vote. Voici les points auxquels vous devez absolument faire attention :

• Le marketing ou les coûts du matériel publicitaire, par exemple pour les dépliants, les brochures, les rappels au vote, les boutons, les autocollants, …
• Les coûts de production (brouillon, élaboration, imprimante)
• Les coûts d’envoi (emballage, frais de port)
• Les coûts du personnel pour toutes les personnes qui ont participé au vote ou les frais de compensation pour les fournisseurs extérieurs, 
• Les coûts de location et de matériel, par exemple pour la location des lieux, de l’isoloir ou des urnes de vote
• Les services traiteurs, par exemple les boissons pour les bénévoles lors du jour du vote ou même lors des meetings
• Les coûts de voyage, par exemple pour les entreprises avec plusieurs sites ou associations.

Vous allez remarquer qu’un budget est rapidement réalisé comme une partie de la préparation du vote. Ceci ne vous aide pas seulement pas seulement pour l’organisation de l’élection présente, mais aussi pour l’organisation des votes dans le futur comme base de planification utilisé par le responsable du vote.

Frais électoraux : Le scénario « Worst-case »

Vous avez toutes les cartes en main lorsque vous vous préparez à toutes éventualités. Raison pour laquelle il est important de prévoir un budget supplémentaire, au cas où une situation imprévue se présenterait. Pour pouvoir estimer la hauteur de ces imprévues, vous pouvez faire défiler différents scénarios de la planification du vote :

• Best-Case : combien coûte le vote si tout se passait comme prévu ?

            Tout fonctionne comme prévu et donc, pas de coûts supplémentaires- votre budget suffit.

• Worst-Case : combien coûterait le vote si tout allait de travers?

            Les dépliants doivent être à nouveau imprimés, un candidat se résigne, etc…

Ce concept économique de planification et prognose vous aide aussi lors de l’organisation de votre vote, afin de définir un seuil et un plafond pour les coûts du vote. Vous saurez ainsi d’un côté á combien s’élève votre budget et de l’autre côté, vous serez prêt au cas où quelque chose ne tournait pas rond.

Nos astuces pour économiser de l’argent

Il est important de comparer

La base de travail pour tous les amateurs de bonnes affaires est la comparaison ! Réservez donc dans la phase de planification suffisamment de temps pour la recherche dans la planification des frais électoraux. Quand par exemple, vous trouvez l’imprimerie la moins chère dans votre entourage alors le temps de recherche a donc servi à épargner de l’argent.

Des e-mails au lieu de la poste

Vous pouvez vous épargner des frais de port et papiers lorsque vous envoyer des e-mails pour des notifications ou des rappels au vote. Vous n’épargnez pas seulement de l’argent, mais vous contribuer aussi à préserver de l’environnement.

Votes en ligne au lieu des notes éparpillées

Une bonne alternative aux coûteux votes conventionnels est un système de vote en ligne à valeur juridique. Vous épargnerez ici d’importants coûts, comme par exemple ceux d’impression et de livraison. Le vote en ligne rend aussi possible un dépouillement en quelques clics seulement. Conformément à la devise « faire d’une pierre deux coups », vous donnerez l’accès au vote à tous les électeurs admissibles, peu importe l’endroit où ils se trouvent et irez à l’encore du vote préférentiel.